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Nesta dica ensinarei como Dividir o banco de dados do Access, separando as tabelas da Interface, esse recurso permite mover as tabelas do seu banco de dados para um outro arquivo back-end, em locais onde o seu sistema Access, é acessado por vários usuários, essa divisão será de extrema importância pois permitirá que os dados sejam acessados de qualquer computador que tenham apenas a interface, as tabela ficarão em um lugar centralizado, na rede.

Veja como é fácil.

Abra o seu sistema do Access.

Clique na guia Ferramentas de Banco de Dados.

Clique em Acessar Banco de Dados.

Clique em Dividir Banco de Dados.

Escolha o local onde deseja exportar as suas tabelas, de preferência um local da rede.

Acesse o arquivo que salvou e veja com o mesmo só possui as tabelas.

No arquivo original, você possui toda a parte de Interface e as tabelas aparecem com uma seta Azul, essa seta indica que as tabelas estão vinculadas, ou seja, não estão nesse mesmo arquivo, os dados estão vindo de outro arquivo Access.

Fica a dica pessoal!

Nesta dica ensinarei como exportar arquivos de uma tabela do Access em PDF. O Access permite exportarmos dados para diversos formatos e o PDF é um deles, veja no passos a seguir como realizar essa tarefa.

Abra a tabela que deseja transformar em PDF.

Clique na guia Dados Externos.

No grupo exportar, clique em PDF/XPS.

Escolha onde deseja salvar e clique em Publicar.

Veja como ficará o arquivo.

Até a próxima!

Nesta dica ensinarei como colocar um sistema Access em rede, separando a base de dados da funcionalidade do sistema que são as consultas, formulários, Macros, Relatórios e outros objetos, essa dica é interessante pois ajuda a centralizar as informações do seu sistema Access em uma rede pequena, nesse exemplo demonstrarei em poucos passos como centralizar a base de dados e assim criar o sistema baseado nessa base de dados, sendo assim, bastará distribuir o arquivo que possui o sistema em vários computadores, pois o banco de dados está em único local, sendo assim, a informação será a mesma em qualquer local.

Vamos lá crie um arquivo do Access, coloque o nome de banco.

Nesse arquivo crie apenas as tabelas e seus relacionamentos.

Pronto.

Salve esse arquivo em um local da rede compartilhado.

Agora Crie um novo arquivo do Access e chame de sistema.

Nesse arquivo você terá o sistema propriamente dito, com formulários, relatórios, consultas e etc.

Vamos lá!

Agora vamos vincular, esse arquivo as tabelas que estão no arquivo da rede.

Sendo assim, você poderá utilizar todas as tabelas, mas estas não estarão em um local compartilhado, portanto você poderá duplicar esse arquivo do sistema por várias máquinas, pois os dados estarão no mesmo local.

Clique na guia Dados Externos.

Clique em Access.

Selecione Vincular, escolha o arquivo banco que está na rede.

Clique em OK.

Escolha todas as tabelas que deseja manipular.

Clique em ok.

As tabelas aparecerão no seu sistema, basta agora criar os outros objetos baseados nessa tabela, sendo assim, você consegue ter um sistema em rede.

Fica a dica!

Olá caros leitores! Nesta dica veremos como atualizar dados em cascata no Access. Faremos isso através da criação de uma consulta do tipo Atualizar, sendo essa consulta muito interessante, pois permite corrigir erros de digitação. Esse tipo de consulta é utilizado quando se quer modificar vários registros de uma vez, facilitando muito o trabalho, pois imagine ter que alterar cada registro separadamente.

Na tabela abaixo, temos um cadastro de Clientes, e existem muitos clientes que moram na cidade “Teresópolis”. Porém temos uma problema de digitação: Alguns usuários preencheram com acento e outros não.

Neste caso, onde temos variações da palavra “Teresópolis”, temos um aspecto que pode acarretar grandes problemas no futuro. Por exemplo, quando quisermos retornar todos os clientes que moram nesta cidade, ficaria muito mais complicado, do que se tivéssemos um padrão de cadastro.

Então, vamos à solução:

Acesse a guia Criar, e no grupo Consultas, clique no botão Design da Consulta.

Neste caso, não utilizaremos uma consulta do tipo Selecionar, pois esta apenas retorna dados. Então clique no botão Atualizar, localizado no grupo Tipo de Consulta. Dessa forma, ativaremos a Consulta de Atualização de Dados.

Ainda na guia Design, clique no botão Mostrar Tabela.

Clique 2 vezes sobre a tabela que contém os dados que serão atualizados.

Adicione os campos desejados, clicando duas vezes sobre eles.

Na parte inferior da tela, temos que definir o critério. Entenda as opções:
Critério: Quais dados serão modificados. Ex.: “Teresopolis”
Atualizar para: O nome próprio já diz. Ex.: “Teresópolis”
Obs.: Sempre que for trabalhar com texto, tem de se usar as aspas.

Para finalmente executar a consulta, basta clicarmos no botão Executar, localizado no início da guia Design.

O Access pedirá uma confirmação, e informará quantos registros serão atualizados.

Espero que esta dica tenha sido útil amigos, e até a próxima!

Ao finalizar um projeto no Access, geralmente criamos formulários, botões para acessar as informações no sistema, o problema é que estas telas ficam com a sua estrutura aberta, permitindo assim a alteração do sistema por pessoas não autorizadas, o Access não possui um recurso nativo que faça bloqueios da tela, mas podemos executar algumas tarefas que ajudarão neste processo. Nesta dica ensino como finalizar um projeto, bloqueando as telas, de forma bem prática sem programação com o runtime.

Nesta dica ensinarei como configurar um formulário para abrir um novo registro automaticamente no Access. Geralmente quando criamos um formulário, vinculamos este a uma tabela ou consulta, toda vez que o formulário é carregado, o mesmo carregar o último registro, sendo assim, para criar um novo cadastro você precisa, clicar em um botão, então demostrarei como abrir um novo registro automaticamente utilizando o código VBA.

Veja no vídeo.

Muitas pessoas possuem bancos de dados Access na versão 2003, onde a extensão é .mdb, a partir da versão 2007, a extensão do Access mudou para .accdb, com isso vários recursos foram implantados, sendo assim você poderá algumas limitações caso você tenha uma versão antiga, nesta dica ensinarei como converter um arquivo mdb para accdb.

É bastante simples, vamos lá!

Crie um banco de dados em branco do Access.

Indique o nome e o local onde ficará salvo o arquivo.

Clique na guia Dados externos e depois em Access.

Na próxima janela, procure o arquivo com extensão mdb e deixe selecionado a opção Importar tabelas, consultas, formulários…

Clique em OK.

Clique em cada aba e clique no botão Selecionar tudo, para selecionar todos os objetos do seu banco de dados.

Clique em OK.

Todos os objetos serão importados para o arquivo com extensão .accdb.

Agora você possui o mesmo banco de dados, porém em uma nova versão.

Até a próxima dica!