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Categoria: Project

Tarefas no Project – Aprenda a criar uma lista de tarefas

Tarefas no Project, precisam estar bem definidas em seu projeto, isso é o requisito básico para o sucesso de qualquer projeto. As tarefas são fundamentais pois determinam e estruturam o trabalho a ser desenvolvido.

O MS Project, é um dos softwares mais utilizados para gerenciamento de projetos no mundo e suporta até 400.000 tarefas por arquivo.

Existem diversas formas de inserir tarefas em um projeto, mas nesta dica utilizaremos a maneira mais comum e recomendada.

Como criar lista de tarefas no Project

  1. Abra o Ms Project e clique em Projeto Vazio
  2. Com o novo Projeto aberto:

Tarefas no Project

  1. Vá a guia TAREFA
  2. No grupo EXIBIR
  3. Clique sobre GRÁFICO DE GANTT, e na caixa de diálogo que se abrir, selecione PLANILHA DE TAREFAS

Tarefas no Project

Com a Planilha de tarefas aberta podemos inserir as atividades de nosso projeto:

A planilha de tarefas apresenta os seguintes campos:

Indicadores: pequenos ícones que representam as informações da tarefa. É possível acompanhar as alterações feitas em uma tarefa a partir das informações exibidas no campo indicador. Para isso, basta apontar o mouse para o indicador para ler a mensagem correspondente a ele.

Modo da Tarefa: mostra o tipo de agendamento da tarefa, se é manual ou automático

Nome da tarefa: nome atribuído a tarefa

Duração: tempo de duração da tarefa

Início: data em que a tarefa é inicializada

Término: data em que a tarefa é finalizada

Predecessoras: tarefas vinculas a tarefa em questão

Nomes dos Recursos: nomes dos recursos atribuídos a tarefa

Adicionar Nova Coluna: permite adicionar novas colunas

Muito bem, agora que já sabemos trabalhar com a planilha de tarefas, basta lançarmos nossas atividades, na ordem em que elas devem acontecer:

Tarefas no Project

Obs.: Exemplo de lista de tarefas retirado do livro: Microsoft Project 2013 Passo a Passo

Assim fica fácil elaborar seu projeto, de maneira simples e eficaz. Não deixe de acompanhar e conferir as próximas dicas de Ms Project que te ajudarão a controlar e obter sucesso em seus projetos. Até a próxima pessoal!!

Como alterar período de trabalho no calendário do projeto

Um plano de projeto é um modelo construído a partir de alguns aspectos que serão antecipados. O foco do Project é principalmente o tempo, ou seja, é necessário especificar apenas uma data e ele fará todos as outras alterações graças a seu mecanismo de agendamento ativo.

O Project pressupõe que a maioria das pessoas trabalhe uma semana padrão, de segunda a sexta-feira, das 8h às 17h. Porém, você não precisa manter esse cronograma. Se quiser que a sua equipe trabalhe aos sábados ou à noite, você poderá fazer isso. Basta alterar o período de trabalho no calendário do projeto.

Para realizar o correto agendamento das tarefas e cálculo das datas, o Project deverá ser informado sobre as horas de trabalho e sobre os dias úteis e não úteis. Isto é feito através do “Calendário do Projeto”.

Para alterar o período de trabalho no calendário do projeto, realize o seguinte procedimento:

  1. Clique na guia Projeto, no grupo Propriedades clique no botão Alterar Período de Trabalho.


  1. Na janela “Alterar Período Útil”, defina o calendário que será alterado.

  1. Clique na guia Semanas de Trabalho e selecione Padrão.
  2. Clique em Detalhes.

  1. Selecione Sábado.
  2. Na caixa de diálogo, clique na opção “Definir dia(s) para os períodos de trabalho específicos:
  3. Defina as horas de trabalho do dia e clique em OK.

Feito isso o sábado é definido como dia útil no plano do projeto.

 

Como adicionar o DropBox ao Office 2013

Nesta dica ensinarei como adicionar o DropBox ao Office 2013. O dropbox é um serviço na nuvem amplamente utilizado no mundo, e concorre com Google Drive e OneDrive, este último já vem configurado no Office, os outros dois não, em uma dica anterior ensinei como adcionar o Google Drive, veremos agora o processo para o Dropbox.

Vamos lá!

Primeiro passo, baixe o arquivo.bat, clique aqui.

Acesse o disco loca C:.

Acesse a pasta Usuários.

Entre no seu usuário.

Crie uma pasta DropBox.

Após o Download, execute o arquivo como administrador.

Pressione qualquer tecla.

No prompt de comando, indique o caminho da pasta dropbox.

 

Pressione Enter.

O processo será executado com sucesso.

Agora abra o Word ou qualquer outro programa do pacote Office.

Clique em Arquivo/Salvar.

Clique em Adicionar um Local.

O Dropbox aparecerá.

Clique nele.

Após isso, o Dropbox aparecerá como opção para Salvar seus arquivos.

Fica a dica pessoal!

 

Como configurar horas extras para um recurso num plano de projeto

Olá, caro leitor!

Como todos sabemos, nem sempre podemos ter uma vida boa, trabalhando apenas as 8 horas por dia, talvez menos. Seria bom, não é mesmo?! A mesma coisa pode acontecer com os componentes de uma equipe gerenciada por nós para um determinado projeto. As vezes uma determinada tarefa pode depender de um esforço a mais para que seja cumprida no prazo e/ou com a qualidade necessária. Esse esforço a mais, em muitos casos requer algumas horas extras de trabalho, o que não é nada de outro mundo. Porém, temos que ser justos e cumprir com nossa parte do acordo, pagando adequadamente por estas horas a mais dedicadas ao projeto. Pois bem, para que a justiça seja feita, duas coisas são importantes de serem configuradas: a taxa de pagamento para hora extra e a indicação da quantidade de horas extras feitas no dia.

No MS Project isso se torna muito simples de ser feito.

Veja os passos seguintes para entender este processo que, apesar de simples, faz toda diferença no trato com a equipe e, além disso, o custo passa a ser previsível no orçamento do projeto, não “pegando” ninguém de surpresa!!! Por acaso isso já aconteceu com algum de vocês?! Provavelmente, mas não queremos mais, certo?

Para este exemplo, usarei um modelo genérico de um plano de projeto existente na lista de modelos do próprio Project. Lembrando que, apesar de ser aplicável a versões anteriores, estou usando a versão MS Project 2013, então, algumas opções e local de acesso às telas, podem ser diferentes.

 

Primeiramente vamos configurar o valor das horas extras do recurso.

  • Altere o modo de exibição para Planilha de Recursos, clicando na Guia Exibição e, no grupo Visões de Recursos, em Planilha de Recursos.

  • Digite os valores de horas extras correspondentes aos recursos na coluna Taxa h. extra.

Vamos alterar o modo de exibição novamente para o Gráfico de Gantt, porém, visualizando outra tabela, a de custo, para então, vermos a diferença ao aplicarmos as horas extras à tarefa.

  • Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt e, em seguida, na mesma Guia, vá ao Grupo Dados e na ferramenta Tabelas, selecione Custo. A seleção da tabela também pode ser feita clicando com o botão direito do mouse no botão selecionar tudo, que fica na interseção dos cabeçalhos de linha e coluna na parte da tabela, do Modo de Exibição.

Observe os custos de cada Tarefa e Tarefa de Resumo.

  • Agora vamos incrementar nossa tela inserindo outro Modo de Exibição para compor o ambiente necessário para resolvermos nossa questão. Na Guia Exibição, clique em Detalhes, no Grupo Modo Divisão. Em seguida, para inserirmos as horas extras, altere as informações a serem mostradas na área dividia, clicando em Trabalho, na Guia Formato, no Grupo Detalhes. Sua tela ficará desta forma:

Atenção à tarefa selecionada, ela deve ser aquela a qual comentamos acima, que deverá levar o tempo a mais do dia de trabalho do recurso. No nosso caso, a Tarefa 1.

  • No Formulário de Tarefas, a parte de baixo da Divisão da tela, na coluna Trab. h. extra, insira a quantidade de horas equivalente ao necessário para a tarefa, neste caso, acrescentaremos 2 horas extras para o recurso Fulano e, percebam a alteração no valor da Tarefa 1 após tal alteração, que deve ser confirmada clicando no botão Ok, que aparecerá junto com o Cancelar, no lugar do botões Anterior e Próxima, no canto superior e direito do Formulário de Tarefas.

 

A Tarefa 1, que custava R$ 400,00, passou a custar R$ 410,00, pois foi acrescentado o valor equivalente às 2 horas extras. A diferença de valor que você deve estar se perguntado, foi devido diminuição de 2 horas normais de trabalho que seriam no dia seguinte, já que, acrescentar horas extras não interfere na quantidade de trabalho dedicada a tarefa, ou seja, o Fulano continua dedicado às mesmas 16 horas para esta tarefa, 10h (2h extras) num dia e 6h no outro.

Espero que este post possa ter contribuído um pouco mais na gestão dos seus projetos. Lembre-se, o segredo de tudo está no planejamento. Faça o possível e o impossível para prever todas as situações, a tendência é apagar menos incêndios e facilitar a tomada de decisões.

Agradeço a leitura e mais ainda os comentários e críticas. Ah, aceito sugestões para novos posts também.

Até o próximo!

E, se quiser conhecer mais sobre o MS Project, faça nosso curso. Acesse o link e saiba mais: http://ti.npibrasil.net/project.aspx

Como definir período não útil do plano de projeto

Olá, leitores!!!

Vamos a mais um post sobre o Project?!

Este assunto é de extrema importância para qualquer planejamento, independente do tamanho e complexidade do projeto.

Quem nunca se planejou para algum evento e só depois de combinado lembrou que já havia outro compromisso? Ou descobriu que cai, ou passa por um feriado?

Neste post vamos tratar sobre como evitar que tais “imprevistos” interfiram no sucesso do projeto, usando um recurso chamado Alterar período de trabalho, no MS Project, ou Alterar período útil. Como exemplo, usaremos um suporto congresso que acontecerá nos dias 26 e 27 de setembro de 2013, onde os participantes do projeto estarão presentes, não havendo assim trabalho efetivo nas tarefas do projeto em andamento. Ou seja, os dias 26 e 27 de setembro são tidos como período não útil do projeto.

Perceba no plano de projeto fictício abaixo a sequência de execução das tarefas, seus vínculos e as datas de início e término, principalmente das fases do projeto. O projeto deverá iniciar em 23/09/2013 e terminar em 03/10/2013, porém, conforme citado acima, isto não corresponde à realidade, já que há trabalho previsto para os dias 26 e 27/09/2103. Vamos às configurações, então:

Na aba Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar período de trabalho. A seguinte caixa de diálogo aparecerá:

Na parte superior, na caixa Para calendário:, verifique se o calendário do projeto está selecionado, já que o período não útil a ser definido é para o projeto por completo.

No calendário, no centro da caixa de diálogo, procure as datas desejadas e as selecione, mas só faça isso se as datas desejadas estiverem próximas, como é o nosso caso. Se não, deixe para digitar nos campos correspondentes no próximo passo.

Logo abaixo, na aba Exceções, clique na primeira célula em branco da coluna Nome e digite o nome do motivo da exceção, neste caso: Congresso Nacional de Gestão de Projetos.

Ao pressionar Tab, as datas de Início e Concluir serão preenchidas automaticamente conforme sua seleção anterior, caso não tenha escolhido qualquer período, este é o momento de decidir quando o período não útil começa e quando termina, selecionando as datas nos respectivos campos.

Clique em Ok para confirmar a definição do período não útil.

Veja na imagem abaixo o que aconteceu com o plano de projeto. Houve uma extensão do projeto como um todo, já que a tarefa “Tarefa 3” que, incialmente seria executada nos dias 26 e 27/09/2013, foi “empurrada” para os próximos dias úteis disponíveis, que foram os dias 30/09/2013 e 01/10/2013, levando o projeto a ter o término em 07/10/2013, diferente de 03/10/2013 previsto anteriormente.

Com toda essa diferença, 4 dias a mais para o término do projeto, podemos concluir o quão é importante que o período não útil do projeto seja corretamente configurado, ajudando a garantir o sucesso do projeto.

Espero ter podido contribuir um pouquinho mais com este pequeno post.

Não deixem de fazer seus comentários, críticas e sugestões, e colocar suas dúvidas. Estamos aqui para melhorar sempre e o motivo é você que está aqui para trocarmos nossos conhecimentos.

Obrigado e até o próximo!

Quer saber como o MS Project funciona? Faça nosso curso sem sair de casa! Conheça nossa página: http://ti.npibrasil.net/project.aspx

Por que usar o MS Project?

Olá leitores!

Com este post pretendemos iniciar boas discussões a respeito de um assunto super atual, que envolve uma das mais procuradas ferramentas da atualidade, da área de Gestão de Projetos, assunto este cada vez mais presente na vida de todos os profissionais das mais variadas áreas, que é a ferramenta MS Project.

Para iniciar, vamos justificar o seu uso através da seguinte linha de raciocínio:

Primeiramente devemos analisar a origem disso tudo. O que é um Projeto? Atenção, não confundam com processo, pois, apesar de terem uma relação forte, são diferentes.

Vamos ao conceito de Projeto, que é “Um empreendimento temporário, que visa criar um produto, serviço ou resultado único.” (PMBOK – Project Management Body of Knowledge)

Ou seja, todo Projeto:

É temporário – Tem um prazo, uma data para ser finalizado.

É um esforço – Empreendido por uma pessoa, equipe ou organização.

Cria um produto ou serviço exclusivo – Resultado, razão pela qual o projeto foi concebido.

Entendido?!

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Agora, seguindo nosso raciocínio, chegamos a outro questionamento importante: O que é Gerenciamento, ou Gestão de Projetos?

Basicamente, é uma combinação de habilidades que auxilia a prever e controlar os resultados dos esforços empreendidos pela sua empresa, temporariamente, para criar algum tipo de resultado único ou final. Ou seja, apoiar a execução do projeto, garantindo o seu sucesso.

E uma das principais ferramentas para o bom gerenciamento é o uso do Triângulo do projeto, ou, também conhecido como a Tríplice restrição.

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Que é bem simples e prático, de se entender, claro. A aplicação é bem mais complexa, já que muitas coisas estão envolvidas nesta ideia, que é a seguinte: Se há problemas de custo, altera-se o tempo e/ou o escopo. Se há problemas com o tempo, mexe-se com o escopo e/ou o custo. E o mesmo para dificuldades com o escopo, que vai forçar alguma alteração no tempo e/ou no custo. Assim, imaginemos o projeto de uma casa, que tem como fator principal de restrição o custo. Caso haja algum problema no prazo, devido a uma variação que foge às previsões do planejamento, como por exemplo uma chuva que paralisa a obra por alguns dias. Como no caso temos problema no tempo e o fator principal de restrição é o custo, só alterando o escopo, ou seja, diminuindo um cômodo, removendo a estrutura da garagem que deveria ser coberta, isto é, ajustar o que for possível e/ou preciso para que o projeto seja entregue no prazo sem aumentar o seu custo.

Se você estiver se imaginando numa situação dessas, em que precisa tomar uma decisão de alta relevância para o sucesso do projeto, deve estar se perguntando sobre como fazer isso. Qual a melhor opção? Como acertar na escolha e garantir o sucesso do projeto?

Aí é que entra o papel da ferramenta de apoio ao Gerenciamento de Projetos, que deve ser capaz de te dar respostas rápidas para, pelo menos estas perguntas:

  • Que tarefas devem ser executadas, e em que ordem, para produzir o resultado do projeto?
  • Quando cada tarefa deve ser executada e qual o prazo final?
  • Quem completará essas tarefas?
  • Qual será o seu custo?
  • E se algumas tarefas não forem concluídas de acordo com o cronograma?
  • Qual é a melhor maneira de comunicar os detalhes do projeto às pessoas interessadas nele?

O MS Project pode fornecer estas respostas e ainda muitas outras para questões diferentes e específicas que surgirão em qualquer projeto que você venha a participar da sua execução, principalmente sendo um ou o responsável por ele.

Mas lembre-se sempre de que, por melhor que seja a ferramenta de gerenciamento de projetos que decidir usar, ela nunca poderá substituir o seu bom julgamento e experiência adquiridos com o tempo. Porém, pode e deve ajuda-lo a:

  • Controlar todas as informações reunidas sobre os requisitos de trabalho, duração e recursos do projeto.
  • Visualizar o plano de projeto em formatos padrão e bem definidos.
  • Agendar tarefas e recursos de modo consistente e efetivo.
  • Trocar informações do projeto com stakeholders, que são os principais interessados no projeto, de várias maneiras.
  • Comunicar com recursos e outros stakeholders, enquanto deixa o controle final nas mãos do gerente de projeto.

E acredite também que “Um bom gerenciamento de projeto não garante o sucesso do mesmo, mas um projeto mal gerenciado geralmente contribui para que ele seja malsucedido.”

E ficamos por aqui agradecendo sua leitura. Escreva sua dúvida, comentário, crítica ou sugestão!

Obrigado e até o próximo!

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