Olá pessoal,

Tudo bem? Tenho feito alguns testes aqui no outlook depois de termos implantado nosso email corporativo utilizando o Microsoft Live@Edu, por conta disso tenho utilizado mais os recursos de calendário. Neste post vou mostrar como agendar compromissos fazendo convites para outros usuários e utilizando recursos disponíveis.

Já conseguimos implantar em algumas áreas da empresa de uma forma bastante significante. Para que o funcionamento ocorra legal é necessário que todos possam utilizar o calendário e gravar seus compromissos. A visualização do compromisso é importante não somente para o próprio funcionário mas para todos os outros interessados em utilizar a pessoa como recurso em uma reunião ou qualquer outro compromisso. Através do assistente de agendamento é possível visualizar se um determinado funcionário está ou não disponível para um compromisso, além disso também é possível agendar um compromisso adicionando recursos como sala de reunião, projetor multimídia, carro e outros recursos compartilhados da empresa. NÃO SE FAZENDO ASSIM NECESSÁRIO A CRIAÇÃO DE CALENDÁRIOS INDIVIDUALIZADOS. Vamos aos exemplos.

Calendário do Outlook

Calendário do Outlook

Neste caso vou agendar um compromisso para um determinado cliente envolvendo outras pessoas de nossa equipe e reservando a sala de reunião. Em primeiro lugar informo o assunto, local, data e horário de início e fim. Também é recomendado na opção de contato que você selecione a pessoa que está envolvida (cliente) desta forma você tem condições de saber quantas reuniões ou encontros você teve com aquele cliente. Depois de informar todos esses dados clique no botão assistente de agendamento.

Compromisso

Compromisso

Em assistente de agendamento é possível você verificar a disponibilidade de seus companheiros de equipe e recursos necessários exatamente no momento em que você precisa. Veja que inicialmente como apenas o meu usuário pertence ao compromisso o outlook me mostra como disponível, ou seja, não possuo outro compromisso neste horário. Clicando no botão Adicionar Participantes podemos convidar pessoas e adicionar recursos ao compromisso.

Assistente de Agendamento

Assistente de Agendamento

Nesta lista você deve adicionar os participantes que são NECESSÁRIOS, OPCIONAIS e RECURSOS. Participantes necessários são usuários com extrema necessidade de participar do compromisso, usuários opcionais podem participar ou não. E Recursos? Podemos exemplificar com os recursos necessários utilizar em seu compromisso. Você deve querer reservar a sala de reuniões e um projetor multimídia para o compromisso ou mesmo reservar o carro da empresa para se deslocar ao compromisso.

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Adicionando Participantes

Adicionando Participantes

No horário, participantes e recursos selecionados podemos perceber que não existe restrição para utilização, o compromisso pode ser confirmado, em algumas ocasiões você pode identificar que os participantes ou recursos já participam de outro compromisso, desta forma o próprio outlook pode sugerir outros horários para participação de todos.

 

Verificando Horários

Verificando Horários

Veja no exemplo abaixo um outro compromisso que tentei agendar e fui informado pelo outlook que o participante Rodrigo e o recurso Sala de Reunião já estava em ocupado.

Conferindo Compromissos

Conferindo Compromissos

Bom pessoal, basicamente é isso o que tinha a apresentar espero ter ajudado.

um grande abraço,
Rodrigo

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