Bom dia amigos, trazendo hoje dicas de como importar dados de diferentes para o Access.

1. IMPORTAÇÃO

Vamos trabalhar com um exemplo baseado numa planilha do Excel, recurso muito usado como banco de dados. No Access, abra, ou crie, o banco de dados para o qual pretende importar os dados da planilha. Acione Arquivo/Obter Dados Externos/Importar e indique o arquivo do Excel que contém a planilha. Clique no botão Importar. Entra em ação o Assistente de Importação de Planilha. Na primeira tela, o assistente mostra as várias folhas de cálculo existentes no arquivo. Clique na planilha desejada e dê o comando Avançar. Siga em frente e indique se deseja criar nova tabela com os dados importados ou incorporá-los a uma tabela já existente. Se você escolher esta última opção, as duas tabelas devem ter estrutura idêntica. De todo modo, o melhor é importar a tabela e depois fazer os ajustes dentro do Access. Continue e, no final, clique no botão Concluir. Abra a tabela importada em modo estrutura e ajuste os tamanhos e tipos de campos para o que achar mais adequado. Esse procedimento pode ser aplicado inclusive para tabelas de outros arquivos do Access.

Eis outra forma de transportar uma tabela do Excel ou parte dela para o Access. Abra os dois programas. Selecione os dados no Excel e copie-os. No Access, na janela Banco de Dados, selecione Tabela e dê um duplo clique no comando Criar Tabela Inserindo Dados. Surge uma tabela vazia. Clique na interseção dos títulos dos campos com a coluna dos seletores de linhas. A tabela fica toda selecionada. Acione Editar/Colar, ou Ctrl+V. Salve a tabela e faça os ajustes finais, dimensionando e renomeando os campos — que, nesse caso, recebem os nomes Campo1, Campo2 etc.

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A vantagem da importação é que os dados passam a ser tratados como itens nativos. Ela é aconselhada quando o objetivo é juntar informações de diferentes origens numa única aplicação, desativando as outras. Mas, se a tabela externa continua em uso, atualizações feitas nela não se refletirão na cópia importada.

2. VINCULAÇÃO

Quando os bancos de dados externos permanecem ativos, o melhor é adotar a segunda opção: a vinculação das tabelas. Para isso, acione Arquivo/Obter Dados Externos/Vincular Tabelas. Desse modo, a aplicação em Access poderá ler e escrever na tabela externa, que também será utilizada pela aplicação de origem. Tabelas vinculadas aparecem marcadas por uma seta, na janela Banco de Dados Access.

Os drivers que ensinam o Access a ler arquivos de outros aplicativos vêm com o programa, mas precisam estar instalados. Se for necessário, vá ao Painel de Controle, opção Adicionar ou Remover Programas, e rode a instalação do Office. No item Acesso a Dados, escolha o driver. A ligação a fontes externas é feita via ODBC (Open Database Connectivity), tecnologia que também permite ao Access ler bases de dados corporativos, como as do Oracle e do SQL Server.

3. DO OUTLOOK

Desde a edição 2000 é possível importar para o Access informações disponíveis no Outlook ou estabelecer um vínculo entre as bases de dados. Esse intercâmbio abre novas possibilidades de uso dos programas. É possível, por exemplo, criar um sistema de gerenciamento de clientes baseado na agenda de contatos do Outlook ou desenvolver um sistema de gerenciamento de projetos utilizando o conteúdo da lista de tarefas. Acione o comando Arquivo/Obter Dados Externos/Vincular Tabelas. Na tela Vincular, indique Outlook na lista Arquivos do Tipo. Na seqüência, observe as instruções do assistente. Lembre-se: como os dados estão vinculados, qualquer alteração feita num dos programas se reflete automaticamente no outro.

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4. EXPORTAÇÃO

A transferência de dados de uma tabela do Access para outro programa do Office pode ser feita diretamente com o recurso de arrastar e soltar. Abra o documento que vai receber as informações — por exemplo, um doc do Word. Agora, no Access, pressione a tecla Shift a fim de selecionar a parte da tabela ou consulta que deseja exportar. Em seguida, desloque o ponteiro do mouse para a borda da área selecionada. Quando ele assumir a forma de uma seta, arraste os dados para o documento do Word. O procedimento funciona de forma idêntica com Excel, FrontPage e PowerPoint.

A transferência de dados do Access para programas que não pertencem ao Office exige um pouquinho mais de trabalho. Mas também é simples: basta salvar o arquivo num formato que o aplicativo de destino seja capaz de ler. Na janela Banco de Dados, selecione a tabela que vai ser exportada e dê o comando Arquivo/ Exportar. Abre-se a tela Exportar Tabela. Na caixa Salvar Como Tipo, escolha o padrão no qual os dados devem ser gravados. Entre as opções estão arquivos XLS, do Excel; DBF, do dBase; e documentos HTML e RTF. Uma forma genérica de exportação é salvar os dados num formato texto como TXT ou CSV (valores separados por vírgula). Arquivos nesses padrões podem ser importados por qualquer banco de dados.

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