Olá leitores!

Com este post pretendemos iniciar boas discussões a respeito de um assunto super atual, que envolve uma das mais procuradas ferramentas da atualidade, da área de Gestão de Projetos, assunto este cada vez mais presente na vida de todos os profissionais das mais variadas áreas, que é a ferramenta MS Project.

Para iniciar, vamos justificar o seu uso através da seguinte linha de raciocínio:

Primeiramente devemos analisar a origem disso tudo. O que é um Projeto? Atenção, não confundam com processo, pois, apesar de terem uma relação forte, são diferentes.

Vamos ao conceito de Projeto, que é “Um empreendimento temporário, que visa criar um produto, serviço ou resultado único.” (PMBOK – Project Management Body of Knowledge)

Ou seja, todo Projeto:

É temporário – Tem um prazo, uma data para ser finalizado.

É um esforço – Empreendido por uma pessoa, equipe ou organização.

Cria um produto ou serviço exclusivo – Resultado, razão pela qual o projeto foi concebido.

Entendido?!

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Agora, seguindo nosso raciocínio, chegamos a outro questionamento importante: O que é Gerenciamento, ou Gestão de Projetos?

Basicamente, é uma combinação de habilidades que auxilia a prever e controlar os resultados dos esforços empreendidos pela sua empresa, temporariamente, para criar algum tipo de resultado único ou final. Ou seja, apoiar a execução do projeto, garantindo o seu sucesso.

E uma das principais ferramentas para o bom gerenciamento é o uso do Triângulo do projeto, ou, também conhecido como a Tríplice restrição.

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Que é bem simples e prático, de se entender, claro. A aplicação é bem mais complexa, já que muitas coisas estão envolvidas nesta ideia, que é a seguinte: Se há problemas de custo, altera-se o tempo e/ou o escopo. Se há problemas com o tempo, mexe-se com o escopo e/ou o custo. E o mesmo para dificuldades com o escopo, que vai forçar alguma alteração no tempo e/ou no custo. Assim, imaginemos o projeto de uma casa, que tem como fator principal de restrição o custo. Caso haja algum problema no prazo, devido a uma variação que foge às previsões do planejamento, como por exemplo uma chuva que paralisa a obra por alguns dias. Como no caso temos problema no tempo e o fator principal de restrição é o custo, só alterando o escopo, ou seja, diminuindo um cômodo, removendo a estrutura da garagem que deveria ser coberta, isto é, ajustar o que for possível e/ou preciso para que o projeto seja entregue no prazo sem aumentar o seu custo.

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Se você estiver se imaginando numa situação dessas, em que precisa tomar uma decisão de alta relevância para o sucesso do projeto, deve estar se perguntando sobre como fazer isso. Qual a melhor opção? Como acertar na escolha e garantir o sucesso do projeto?

Aí é que entra o papel da ferramenta de apoio ao Gerenciamento de Projetos, que deve ser capaz de te dar respostas rápidas para, pelo menos estas perguntas:

  • Que tarefas devem ser executadas, e em que ordem, para produzir o resultado do projeto?
  • Quando cada tarefa deve ser executada e qual o prazo final?
  • Quem completará essas tarefas?
  • Qual será o seu custo?
  • E se algumas tarefas não forem concluídas de acordo com o cronograma?
  • Qual é a melhor maneira de comunicar os detalhes do projeto às pessoas interessadas nele?

O MS Project pode fornecer estas respostas e ainda muitas outras para questões diferentes e específicas que surgirão em qualquer projeto que você venha a participar da sua execução, principalmente sendo um ou o responsável por ele.

Mas lembre-se sempre de que, por melhor que seja a ferramenta de gerenciamento de projetos que decidir usar, ela nunca poderá substituir o seu bom julgamento e experiência adquiridos com o tempo. Porém, pode e deve ajuda-lo a:

  • Controlar todas as informações reunidas sobre os requisitos de trabalho, duração e recursos do projeto.
  • Visualizar o plano de projeto em formatos padrão e bem definidos.
  • Agendar tarefas e recursos de modo consistente e efetivo.
  • Trocar informações do projeto com stakeholders, que são os principais interessados no projeto, de várias maneiras.
  • Comunicar com recursos e outros stakeholders, enquanto deixa o controle final nas mãos do gerente de projeto.

E acredite também que “Um bom gerenciamento de projeto não garante o sucesso do mesmo, mas um projeto mal gerenciado geralmente contribui para que ele seja malsucedido.”

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E ficamos por aqui agradecendo sua leitura. Escreva sua dúvida, comentário, crítica ou sugestão!

Obrigado e até o próximo!

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